Met het nieuwe jaar voor de deur staan er weer tal van activiteiten op de kalender die wellicht ook bij jouw organisatie nog ingevuld moeten worden. Denk aan een kerst/eindejaarsborrel, een nieuwjaarsreceptie of een kick-off meeting om het jaar met het tjakkaa gevoel te starten. Klinkt bekend? Lees dan snel verder voor een paar handige tips!
1. Pakkende en prikkelende uitnodiging
Je aankondiging of uitnodiging is de eerste contactmoment met de doelgroep van je evenement. Mensen zijn tegenwoordig veel gewend en laten zich niet meer zo snel verrassen. Kies voor een aanpak die mensen prikkelt en intrigeert. Hierin kun je zo ver gaan als je zelf wilt. Denk bijvoorbeeld voorbij de boodschap en verpak de uitnodiging in een bijzonder (ongebruikelijk) communicatiemiddel, en laat ‘m op spectaculaire wijze bezorgen!
2. Draaiboek
Een plan is zo goed als het wordt uitgevoerd. Hoe suf het ook klinkt, maak dat draaiboek en werk het tot in de minuut nauwkeurig uit. Uiteraard hou je dit draaiboek niet alleen voor jezelf maar stuur je het ook naar al je partners. Zo dek je jezelf in en voorkom je onverwachte situaties. Mocht je iets verkeerd hebben ingeschat, hoor je dat vanzelf van je leverancier of andere partners. Diegene die het draaiboek maakt is vanzelfsprekend ook het aanspreekpunt voor het event.
3. Dek je in
Geen super sexy tip, maar wel een belangrijke! Stel dat een leverancier zijn afspraken niet nakomt, of maling heeft aan je draaiboek? Dan is het handig als je contracten hebt opgesteld waarbij de leverancier bepaalde zekerheden garandeert. Hierdoor zullen opdrachtgevers de opdracht nét wat serieuzer nemen. Komt deze zijn afspraken niet na? Hoe vervelend het ook is, je kunt ‘m nu wel aansprakelijk stellen voor het in gebreke blijven in zijn dienstverlening.
4. De juiste mensen
Aan mensen zonder ervaring heb je simpelweg niet zoveel. Een event hosten is een vak. Je moet meer dan alleen mooi zijn. Zorg dat je hosts en hostessen ook echt de skills hebben om mensen zich thuis te laten voelen. Hetzelfde geldt voor je horeca medewerkers. Niets is zo awkward als een top event waarbij mensen achter de bar niet weten hoe ze een goed biertje moeten tappen en serveren.
5. Leg het hele evenement vast!
Mensen houden van foto’s en filmpjes. En stiekem ziet ook iedereen zichzelf graag terug. Kies voor een professionele fotograaf die weet hoe hij mensen op hun gemak stelt en natuurlijk vast legt, ook als ze onzeker zijn. Een goede fotograaf weet daarnaast te balanceren tussen het vastleggen van de sfeer en het fotograferen van zoveel mogelijk mensen. Hetzelfde geldt voor film. Zorg er echter voor dat een sfeerverslag nooit langer dan twee minuten duurt. Het liefst zelfs korter.
6. Geschenk
Je hebt een top event gehad en iedereen gaat tevreden naar huis. Met lege handen? Natuurlijk niet! Je hebt vooraf nagedacht over een onderscheidend thema. De uitnodiging, aankleding en zelfs de catering zijn uitgevoerd in dit thema. Maak je event – en daarmee je organisatie – écht onsterfelijk met een passende herinnering. Hoe relevanter het geschenk, hoe onsterfelijker de gedachte eraan. Je zult maar een plekje krijgen bij iemand op z’n bureau!
De eventtak van Opvallers onderscheidt zich door een inhouse afdeling creatie. Onze creatieven hebben jarenlange ervaring in het ontwikkelen van onderscheidende events die speciaal op maat worden gemaakt voor jouw merk, bedrijf of organisatie. Dankzij onze achtergrond in merk- en shopper activatie sluiten onze event concepten altijd naadloos aan bij je merkwaarden en -doelstellingen.
Meer weten? Of zit je met de handen in het haar omdat je niet weet waar je moet beginnen met organiseren? Geen nood, bel Marja of Luc voor eerste hulp bij evenementen. Liever de organisatie van je event helemaal uit handen geven? Call us!
Luc van de Riet
Luc@opvallers.nl
06-48603880